Sitzungseinladung und Sitzungsvorbereitung

Sitzungseinladung versenden

Der Sitzung sind nun bereits einige Mitbestimmungsvorgänge zugewiesen und es wurde bereits die Teilnehmerliste gepflegt.

In der Sitzungsansicht werden die bisherigen und folgenden Schritte angezeigt. Über den Button „Dokumente versenden" kann die Einladung an die Teilnehmer versandt werden. Hierfür benötigt der angemeldete Benutzer das Recht zum Senden der Einladungen.

Mit Klick darauf erscheint ein Fenster mit der Vorinformation, dass folgende Dokumente erstellt werden:

• Sitzungseinladung
• Tagesordnung
• Teilnehmerliste

Die Dokumente werden in der Sitzung als Anlagen eingetragen und sind für die Mitglieder jederzeit einsehbar. Zugleich werden alle Teilnehmer per Mail über den Status der Einladung informiert. Hierbei wird jedoch nur mitgeteilt, dass die Einladung zur betreffenden Sitzung erfolgt ist und zur Vorbereitung der Mailempfänger sich im BR Manager anmelden möge, um sich alle Unterlagen ansehen zu können. Weitere Details werden aus Sicherheitsgründen nicht versendet.

Sitzungseinladung—E-Mailbenachrichtigung an die Teilnehmer

Vorbereiten des Protokolls (nach Einladung, vor dem Sitzungstag)

Im Zeitraum nach der erfolgten Einladung und vor dem Sitzungstag kann an der Tagesordnung nichts weiter hinzugefügt oder gelöscht werden.

Änderungen können aber zur Vorbereitung erfolgen. Der angemeldete Benutzer benötigt hierzu entsprechende Schreibberechtigungen.

Mit Öffnen der Sitzung kann die darin enthaltene Tagesordnung bearbeitet werden, indem der Button über dem Listenfeld der Tagesordnung „Tagesordnung bearbeiten" geklickt wird. Es erscheint die bereits beschriebene Ansicht der Tagesordnung.

Die Zeileneinträge der TOPs können über das 6-Punkte-Ikon verschoben werden, die TOPs können aufgeklappt und damit die Textfelder zum TOP, wie auch das Textfeld für den Beschlusstext fortgeschrieben werden. Es ist an dieser Stelle auch möglich, die Checkbox „Beschluss" zu aktivieren oder zu deaktivieren, um für den TOP einen Beschluss in der Sitzung per Abstimmung herbeizuführen. Dies kann auch während der Sitzung jederzeit noch geändert werden. Die Option für einen Beschluss ist nur bei TOPs enthalten, die über „Vorgänge" erstellt wurden. Freitext-Felder bieten diese Funktion nicht.

Achtung: Eine Änderung der Reihenfolge der TOPs bedarf nach der Einladung mit der damit erfolgten Tagesordnung einen einstimmigen Beschluss. Dies ist auch in der Sitzung erforderlich. Das System lässt derzeit nach der Einladung und in der Sitzung die Änderung ohne Warnung zu. Hat die Sitzung noch nicht begonnen und der Sitzungsstatus seht noch auf „Einladung versandt“, so empfehlen wir bei erforderlichen Änderungen an der Reihenfolge der TOPs auf den Status „in Vorbereitung“ zu wechseln und noch einmal die Einladung zu versenden, so dass die TO den aktuellen Stand wiedergibt und im Zuge der erneuten Einladung auch die Teilnehmer darüber informiert.

Änderung der TO oder der Teilnehmer nach Versand der Einladung

Derzeit ist eine Änderung der Teilnehmerliste im BR Manager blockiert, wenn die Einladung versandt wurde. (Mit dem nächsten Update wird in Kürze die Teilnehmerliste auch im Status „Einladung versandt" und damit auch bis Sitzungsbeginn bearbeitbar sein).

Ist eine Änderung der Teilnehmer erforderlich, so kann über den Button „Zum letzten Schritt" der Sitzungsstatus wieder auf „In Vorbereitung" zurückgesetzt werden und damit kann die Tagesordnung mit neuen Vorgängen oder Freitext-Punkten ergänzt oder TOPs gelöscht werden aber auch die Teilnehmerliste geändert werden.

Mit erneutem Versenden der Einladung werden die Dokumente für die Einladung, Tagesordnung und Teilnehmerliste erneut als PDF in aktualisierter Version der Sitzung angehängt.