Vorgänge

Mit Klick auf „Vorgänge" im linken Menübaum gelangt man in die Gesamtübersicht aller bereits erfassten Vorgänge.

Für die Ansicht ist mindestens die Berechtigung „Lesen" für Vorgänge erforderlich. Änderungen in einem Vorgang oder eine Neuanlage erfordern das Recht „Lesen und Schreiben" für Vorgänge.

Unter Vorgänge werden alle Mitbestimmungsvorgänge erfasst, die behandelt werden sollen. Dem Vorgang können Dokumente angehängt werden, es ist im Vorgang ferner ersichtlich, in welcher Sitzung — oder bei Weiterleitung — welchen Sitzungen der Vorgang bisher zugeordnet war. Wurde für den Vorgang festgelegt, dass dieser einen Beschluss erfordert, so sind der Beschlusstext, das Abstimmungsergebnis und das Beschlussergebnis im Vorgang eingeblendet. Diese Daten werden natürlich erst angezeigt, wenn diese im Sitzungsprotokoll erfasst wurden. Eine spätere Recherche im Protokoll ist damit nicht unbedingt erforderlich.

Gesamtübersicht bestehender Vorgänge

Vorgänge — Vorgangsübersicht

In der Tabelle werden alle Mitbestimmungsvorgänge angezeigt, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Dies können auch Vorgänge anderer Bereiche sein, sofern der Benutzer auch in diesen berechtigt ist. Mit dem Bereichsfilter lässt sich die Anzeige auf die Gremien eines Bereichs einschränken, der Button „Alle Gremien" / „Nur aktive Gremien" blendet archivierte Gremien ein oder aus.

Die neuesten Vorgänge stehen oben, sortiert nach Eingangsdatum.

Es besteht je Spalte (im Feld der Spaltenüberschrift) die Möglichkeit, nach Schlagwörtern zu filtern oder auf-/absteigend zu sortieren.

Der Button „Filter" über der Tabelle bietet Schnellfilter, getrennt nach „Meine Vorgänge" (Vorgänge, in denen Du Bearbeiter bist) und „Alle Vorgänge":

• In Nachbearbeitung: offene Vorgänge, deren Sitzung in der Nachbearbeitung ist
• Vorgänge nicht abgeschlossen
• Vorgänge abgeschlossen
• Alle meine Vorgänge (nur unter „Meine Vorgänge")

Der Button zeigt den aktiven Schnellfilter an, z. B. „Meine: In Nachbearbeitung". Der Filter bleibt erhalten, wenn Du zwischendurch auf eine andere Seite wechselst, und wird über „Alle Filter zurücksetzen" aufgehoben.

Vorgänge — Schnellfilter

Am Ende der Tabelle kann die Anzahl der Vorgänge je Seite eingestellt werden, so dass bei vielen Vorgängen auch mehrere Seiten zum „Blättern" vorhanden sind. Ggf. ist es hilfreich, alle Vorgänge anzeigen zu lassen und somit über alles filtern zu können.

Der Button „Spalten konfigurieren" ermöglicht es wie auch in der Tabellenübersicht für Sitzungen, die Spalten individuell in der Reihenfolge zu ändern oder einzelne Spalten aus-/einzublenden. Die Einstellungen werden im Browser gespeichert und sind damit lokal an das Endgerät gebunden und nicht im Benutzerkonto gespeichert! (Details analog der Filterfunktionen und benutzerspezifische Anzeige der Sitzungsliste).

Die Tabelle gibt die wichtigsten Informationen zu einem Vorgang preis, so dass auf verschiedenste Arten ein Vorgang gesucht werden kann. Die Filter in der Tabellenüberschrift können mit den Filterbuttons über der Tabelle kombiniert werden.

Es wird empfohlen, dass Vorgänge immer aussagekräftige Überschriften erhalten und ggf. Namen voll ausgeschrieben werden. Über die Filterfunktion oder die Suchfunktion in der Hauptmenüleiste kann so gezielt gesucht und das Suchergebnis besser dargestellt werden.

Tabellenansicht Vorgänge - Spaltenübersicht

Folgende Spalten sind in der Gesamtübersichtstabelle enthalten:

• Name: Der für den Vorgang vergebene Name. Dieser sollte sprechend vergeben werden, um eine spätere Suche zu unterstützen (z. B. Einstellung Max Mustermann zum 01.01.2026).
• Bearbeiter: der gesetzte Bearbeiter für den Vorgang. Das kann z. B. das vorsitzende Mitglied eines Gremiums / Ausschusses sein, dem der Vorgang zugeordnet wurde oder ein anderes Mitglied, das den Vorgang / das Thema betreut
• Status: der Fortschritt des Vorgangs, wie ihn auch die Zeitleiste im Vorgang zeigt: „Erfasst", „Sitzung zugewiesen", „In Nachbearbeitung", „Rückschrift erstellt" oder „Geschlossen" (Details siehe Rückschrift in einem Vorgang erfassen). Über das Filtersymbol lassen sich mehrere Status gleichzeitig auswählen.

Detaillierte Übersicht Vorgangsstatus

Die folgende Tabelle zeigt eine detaillierte Übersicht aller Vorgangsstatus:

Vorgangsstatus	Beschreibung
Erfasst	Der Vorgang ist erfasst und noch keiner Sitzung zugeordnet.
Sitzung zugewiesen	Der Vorgang ist erfasst und einer Sitzung zugewiesen. Die zugewiesene Sitzung bzw. die Historie kann in der Tabelle "Behandelnde Sitzungen" eingesehen werden. Dieser Status bleibt bestehen, wenn die Einladung erfolgt ist und wechselt erst mit Beginn der Sitzung selbst.
In Nachbearbeitung	Die Sitzung hat begonnen und damit wechselt der Vorgang auf diesen Status. Es werden hierbei dann Buttons für die Erstellung / Anhängen der Rückschrift sichtbar - sofern es sich um einen Vorgang mit erforderlichem Beschluss handelt.
Rückschrift erstellt	Sofern es sich um einen Vorgang mit erforderlichem Beschluss handelt, wird dieser Status gesetzt, sobald eine Rückschrift dem Vorgang angehängt wird. Dies kann manuell durch Hochladen eines vorhandenen Dokuments oder über die Online-Rückschrift im BR Manager erfolgen. Es erscheinen die Buttons, dass die Rückschrift heruntergeladen werden kann für den eigenständigen Versand an den Arbeitgeber, der Vorgang kann direkt geschlossen werden oder der Vorgang kann geschlossen werden und damit wird das Ausgangsdatum auf den heutigen Tag gesetzt. Das Ausgangsdatum sagt aus, zu welchem Zeitpunkt eine Rückantwort / Rückschrift an den Arbeitgeber erfolgt ist. Das Feld kann leer bleiben bei Vorgängen ohne Beschluss oder bei einer Fristverstreichung, da in diesem Fall meist keine Rückantwort an den Arbeitgeber erfolgt.
Geschlossen	Der Vorgang ist abgeschlossen, es ist keine weitere Handlung mehr erforderlich.

• Gremium: das gewählte Gremium / Ausschuss, dem der Vorgang zugewiesen ist
• Bereich: der Bereich, in dem der Vorgang erstellt bzw. vorhanden ist. Die Spalte erscheint nur, wenn Vorgänge aus mehreren Bereichen angezeigt werden
• Beschluss: Information, ob für den Vorgang ein Beschluss gefordert wird oder nicht; dies wird durch ein „Häkchen" oder ein „rotes X" dargestellt
• Sitzungsstatus: Der Sitzungsstatus gibt Auskunft, ob die Sitzung vorbereitet wird, bereits dazu eingeladen wurde, sich die Sitzung in Nachbereitung befindet oder abgeschlossen ist
• Typ: Zuordnung des Vorgangs zu einem Typ einer Mitbestimmungsart
• Eingangsdatum: Das im Vorgang eingetragene Datum und Zeit des Eingangs beim Betriebsrat. Nach dieser Spalte ist die Tabelle standardmäßig sortiert, die neuesten oben.

Standardmäßig ausgeblendet (über "Spalten konfigurieren" kann die Ansicht ergänzt werden):

• Anlagedatum: Datum und Zeit, an dem der Vorgang im BR Manager erstellt wurde
• Aktualisierungsdatum: Datum und Zeit, an dem die letzte Änderung des Vorgangs gespeichert wurde

Anlegen eines neuen Vorgangs

Hierzu werden Schreibrechte benötigt. Mit Klick auf den Button „Vorgang anlegen" erfolgt ein Wechsel auf die Eingabemaske für einen Vorgang:

Vorgänge — Erfassung eines neuen Vorgangs

Eingabe Vorgangsdetails

Auf der Seite wird ganz oben die Zeitleiste mit dem Fortschritt des Vorgangs angezeigt, von „Erfasst" bis „Geschlossen" (siehe Der Fortschritt eines Vorgangs).

Die Buttons darunter werden je nach Status aktiviert und sind nutzbar, um schneller nach unten in die jeweilige Sektion zu springen.

Mit Klick auf „Speichern" werden alle Daten im System erfasst. Zudem wird die Anzeige nun darunter um die Punkte „Behandelnde Sitzungen" und „Anlagen" erweitert. Das Log für diesen Vorgang, das auch die Einträge aus dem Feld „Aktivitätenkommentar" beinhaltet, ist am Ende der Seite positioniert.

Titel

Der für den Vorgang vergebene Name. Dieser sollte sprechend vergeben werden, um eine spätere Suche zu unterstützen (z. B. Einstellung Max Mustermann zum 01.01.2026).

Beschreibung

Der hier eingetragene Text kann alle Informationen zu dem Vorgang enthalten. Die Beschreibung wird in die Tagesordnung und in das Protokoll übernommen. Wurde der Vorgang bereits weitergeleitet, befinden sich hier die bereits erfassten Informationen aus der letzten Sitzung.

Vorgangstypen

Die hier aufgelisteten Vorgangstypen orientieren sich an Mitbestimmungsthemen nach dem Betriebsverfassungsgesetz.

Mit einer Zuweisung des Vorgangs zu einem bestimmten Vorgangstyp kann jeder Vorgang themenspezifisch gruppiert werden. Bei einer Suche über einen Filter können Vorgänge besser gefunden werden.

Folgende Vorgangstypen stehen zur Auswahl, jeweils mit eigenem Icon: Anweisungen, Arbeitszeit-/Urlaubsplan, Beendigung Arbeitsverhältnis, BEM, Beschwerde, Besetzung, Bildungsurlaub, Dienstplanprüfung, Einstellung, Elternzeit nach §15 BEEG, Entsendung, Hinzuziehen Sachverstand, Höhergruppierung, Kündigung, Kurzarbeit, Langzeiterkrankung, Laufbahnwechsel, Lehrgang, Mehrarbeit, Mitarbeiterumfrage, Mutterschutz - Gefährdungsbeurteilung, Mutterschutz - Information, Org.-Änderung, Schülerpraktikum, Statuswechsel Tarif AT, Training, Unfallmeldung, Versetzung, Wochenarbeitszeitänderung und Sonstiger Typ. Fehlt Dir ein Typ, sprich uns gerne an.

Beim Anlegen eines neuen Vorgangs lernt der BR Manager aus den bisherigen Vorgängen desselben Typs mit. Wurde für einen Vorgangstyp bisher immer derselbe Bearbeiter, dasselbe Gremium oder dieselbe Einstellung für „Beschluss" gewählt, werden diese Felder nach Auswahl des Typs vorbelegt, sofern sie noch leer sind. Ein Hinweis oben rechts zeigt an, welche Felder vorbelegt wurden. Die Vorbelegung lässt sich jederzeit ändern.

Gremium

Die Auswahl zeigt alle individuell angelegten Gremien / Ausschüsse an. Ist der Bearbeiter für weitere Bereiche mit Schreibberechtigung zugelassen, so werden auch Gremien / Ausschüsse anderer Bereiche in der Auswahl mit angeboten. Mit der Zuweisung kann der Vorgang direkt einem Sitzungstermin für das richtige Gremium zugeordnet werden.

Sobald der Vorgang einer Sitzung zugewiesen ist, ist das Feld „Gremium" gesperrt, unabhängig vom Status der Sitzung. Soll ein anderes Gremium den Vorgang behandeln, muss er zuvor aus der Sitzung entfernt bzw. weitergeleitet werden, siehe Vorgang zu keiner Sitzung hinzufügen.

Erfasser

Als Erfasser wird die Person vom System hinterlegt, die den Vorgang erstmalig angelegt hat. Hier wird der angemeldete Benutzer automatisch eingetragen. Details zu Veränderungen können den Aktivitäten entnommen werden. Eine Änderung des Eintrags ist nicht möglich.

Bearbeiter

Jedem Vorgang kann ein Bearbeiter zugewiesen werden. Der Bearbeiter ist die Person im Gremium, die für das Thema verantwortlich ist. Dies könnte z. B. das vorsitzende Mitglied eines Gremiums / Ausschusses sein, dem der Vorgang zugeordnet wurde oder ein anderes Mitglied, das den Vorgang / das Thema betreut. Über diese Angabe können Vorgänge gefiltert werden und angelegte BR-Mitglieder können die ihnen zugewiesenen Vorgänge direkt filtern. Soll absichtlich kein Bearbeiter erfasst werden, so kann der Eintrag " - kein Verantwortlicher - " gewählt werden. In diesem Fall werden die Felder in der Tagesordnung und im Protokoll dann ohne Eintrag ausgewiesen.

Eingangsdatum

Bei jeder Vorgangserfassung sollte auch das Eingangsdatum eingetragen werden. Dies ist das Datum und die Zeit des Eingangs des Mitbestimmungsvorgangs beim Betriebsrat. Das Datum ist ggf. wichtig, wenn z. B. mit Eingang eine Frist beginnt, in welcher zu antworten ist.

Gibt es mit dem Arbeitgeber eine Vereinbarung, dass z. B. Posteingänge nach 16:00 Uhr erst am Folgetag als eingegangen zählen, so wäre dann nach dieser internen – verbindlichen – Regel das gültige Datum einzutragen.

Wir empfehlen, ggf. die Wiedervorlagefunktion zu nutzen, um auch im Dashboard Fristen besser verfolgen zu können.

(Post)Ausgangsdatum

In das Feld Ausgangsdatum eines Vorgangs wird das Datum eingetragen, an dem die letzte Rückschrift an den Arbeitgeber und damit ein Postausgang erfolgt ist.

Das Schreiben sollte zur lückenlosen Dokumentation als Anlage dem Vorgang angehängt werden. Das wird in den meisten Fällen die Rückschrift mit der Mitteilung über den Beschluss des Vorgangs sein.

Werden mehrere Schreiben abgesendet, so wird empfohlen, immer das Datum des letzten Schreibens einzutragen.

Wiedervorlagedatum

Im Vorgang kann im Feld „Wiedervorlagedatum" ein Datum gesetzt werden, das im Dashboard im Bereich Erinnerungen / Wiedervorlagen den Vorgang anzeigt. Mit Eintrag eines Datums wird der Vorgang auf dem Dashboard in der Tabelle „Ablaufende Fristen und Wiedervorlagen" aufgeführt. Das Datum kann unabhängig vom Vorgangsstatus jederzeit eingetragen oder geändert werden, auch bei geschlossenen Vorgängen.

Es wird empfohlen, unter Aktivitäten einen Vermerk einzutragen, so dass andere Betriebsratsmitglieder auch den Wiedervorlagegrund ersehen können. Mit Entfernen des Wiedervorlagedatums wird der Vorgang auch nicht mehr im Dashboard unter Erinnerungen / Wiedervorlagen angezeigt.

Diese Funktion ist z. B. für Vorgänge mit Fristen hilfreich, da diese dann auch im Dashboard angezeigt werden und damit präsent sind.

Beschluss

Der Eintrag „Beschluss" in einem Vorgang ist dann zu aktivieren, wenn über den Vorgang ein Beschluss im zugewiesenen Gremium oder Ausschuss zu fassen ist. Dieses Feld kann jederzeit bis zur Sitzung und Protokollerstellung geändert werden. Ist die Sitzung abgeschlossen, ist das Feld gesperrt.

Der Vorgang wird dann automatisch im Protokoll Abstimmungsfelder enthalten, so dass der Beschluss bzw. das Ergebnis korrekt dokumentiert werden kann. Das Ergebnis und der Beschlusstext werden dann nach Fertigstellung des Sitzungsprotokolls in den Vorgang übertragen, so dass das Ergebnis dort direkt sichtbar ist. Ist das Feld aktiviert, so werden mit der Protokollerstellung hier auch die Ergebnisse zum Beschlusstext, Abstimmungsergebnis und Beschlussergebnis dargestellt.

Aktivitätenkommentar

In diesem Feld können interne Kommentare, Hinweise, Gesprächsnotizen erfasst werden, die für den Vorgang relevant sind. Einträge hierüber erscheinen im Log, welches ganz unten sichtbar ist.

Bei einer Erinnerung / Wiedervorlage ist es sinnvoll, für die anderen Betriebsratsmitglieder beispielsweise den Grund zu vermerken, so dass jedes Mitglied direkt Zugriff auf alle erforderlichen Details hat.

Zuweisung des Vorgangs zu einer Sitzung (Listenanzeige)

Vorgänge — Zuweisung zu einer Sitzung

Hier kann ein Vorgang direkt einer Sitzung zugewiesen werden, indem der Button „+ Sitzung hinzufügen" geklickt wird.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Vorgänge — Zuweisung zu einer Sitzung (manuelle Auswahl)

In dem Fenster werden alle zukünftigen Sitzungen angezeigt, die dem Gremium/Ausschuss entsprechen, das bzw. der im Vorgang festgelegt wurde. Die Zuleitungsfrist ist eine optionale Angabe, die dem Bearbeiter aber eine Hilfestellung gibt, bis wann (aufgrund ggf. interner Regelungen wie z. B. in der Geschäftsordnung des BRs) die Sitzung noch ergänzt werden kann, bzw. die Einladung erfolgt sein sollte. Eine systemtechnische Prüfung erfolgt daher für diesen Feldeintrag nicht.

In diesem Beispiel wird der „Personalausschuss 20" ausgewählt, indem der Radiobutton unter (1) geklickt wird. Nun erscheint darunter die Abfrage, auf welchen der bestehenden Tagesordnungspunkte, die für die Sitzung schon im System vorliegen, dieser Vorgang folgen soll. Durch Auswahl (2) kann dies festgelegt werden. Die Zuweisung erfolgt dann mit Klick auf „OK" unter (3).

Der Vorgang ist nun der gewählten Sitzung zugeordnet und in der Tagesordnung an der schon gewählten Stelle eingefügt. Alternativ kann in der Tagesordnung einer Sitzung ein Vorgang hinzugefügt werden. Hier werden dann alle Vorgänge, die für dieses Gremium/Ausschuss vorgesehen und noch keiner Sitzung zugeordnet wurden, zur Übernahme angezeigt.

Nach Zuordnung des Vorgangs wird der Eintrag in der Tabelle dann vorgenommen. Da ein Vorgang in einer Sitzung auch „Weitergeleitet" werden kann, kann diese Liste auch mehr als einen Eintrag enthalten, wie folgendes Beispiel zeigt. Die Tabelle „Behandelnde Sitzungen" ist nach Sitzungsbeginn sortiert, die älteste Sitzung steht oben.

Vorgänge — Zuweisung zu einer Sitzung — Historie (hier mit einer Weiterleitung)

Anlagen zu einem Vorgang

Dem Vorgang können alle damit verbundenen Dokumente angehängt werden. Beispielsweise wären das bei einer Einstellung die Bewerbungsunterlagen, aber auch das Anschreiben des Arbeitgebers an den Betriebsrat nebst allen dazu gehörigen Informationen, ggf. auch eine Kopie der Stellenausschreibung usw. Abschließend kann auch die Rückschrift zum Beschluss an den Arbeitgeber hier angehängt werden, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.

Wie Anlagen angelegt, hochgeladen (auch per Drag-and-Drop), verlinkt und versioniert werden, beschreibt die Seite Anlagen.

Problemlösungen

Vorgang zu keiner Sitzung hinzufügen

Ein Vorgang kann immer nur einer aktiven / zukünftigen Sitzung für das gewählte Gremium / Ausschuss hinzugefügt werden. Kann in einem Ausschuss der Punkt in der Sitzung nicht beschlossen werden, so ist es möglich, diesen „weiterzuleiten". Dies kann im Sitzungsprotokoll gewählt werden. Wenn ein Vorgang die Eigenschaft „Weitergeleitet" besitzt, kann der Vorgang einer weiteren / anderen Sitzung zugewiesen werden. Das Zuweisen zu einem anderen Gremium / Ausschuss ist möglich, hier muss jedoch vor der Zuweisung im Vorgang die Zuständigkeit zu diesem geändert werden.

Vorgang löschen

Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er keiner Sitzung zugewiesen ist, also den Status "Erfasst" hat. Zudem darf er nicht schon zuvor auf einer Sitzung gewesen und weitergeleitet worden sein.

Vorgang schließen

Ein Vorgang kann erst geschlossen werden, wenn er einer Sitzung zugewiesen ist und diese Sitzung mindestens den Status „In Nachbearbeitung" erreicht hat. So ist sichergestellt, dass jeder Vorgang dokumentiert in einer Sitzung behandelt wurde. Zieht der Arbeitgeber einen Vorgang vorher zurück, wird er entweder gelöscht (solange er noch den Status „Erfasst" hat) oder in der Sitzung behandelt und danach geschlossen. Wie der Vorgang nach der Sitzung geschlossen wird, beschreibt Rückschrift in einem Vorgang erfassen.