Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Diese Seite beantwortet die Fragen, die uns am häufigsten erreichen — zum Produkt und zum Betrieb ebenso wie zur Bedienung. Ausführliche Beschreibungen zu einzelnen Funktionen findest Du jeweils im verlinkten Kapitel.

Über den BR Manager

Wer steht hinter dem BR Manager?

Wir sind zwei IT-ler mit Hintergrund in IT-Security aus dem Raum Hessen. Einer von uns ist seit mehreren Jahren im Betriebsrat tätig.

Wo wird der BR Manager gehostet?

Die Server stehen im Süden von Deutschland bei einem deutschen mittelständischen Hosting-Unternehmen.

Warum wird der BR Manager als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung angeboten?

Der zentrale Betrieb des BR Managers erlaubt vor allem BR-Kollegen aus kleineren Unternehmen den Zugriff, die sonst

• keine vom Arbeitgeber gestellten Endgeräte wie Notebooks erhalten und
• nicht die notwendige Zeit oder Expertise für Installation und Wartung der benötigten Infrastruktur wie Server oder Netzwerk bereitstellen können.

Die Bereitstellung erfolgt schnell und unkompliziert durch uns.

Die Daten können so unabhängig und außerhalb des Zugriffs des Arbeitgebers abgelegt werden, sodass Du auch von verschiedenen Arbeitsplätzen auf alle Daten zugreifen kannst. Häufig besteht eine Abhängigkeit von der Infrastruktur des Arbeitgebers, die unter Umständen Zugriffsmöglichkeiten durch diesen eröffnet.

Zentrales Hosting ermöglicht uns geringere Wartungsaufwände. So halten wir die Kosten niedrig, können den Dienst günstiger anbieten und mehr Energie in die Weiterentwicklung des Produkts stecken.

Skepsis gegenüber cloudbasierten und im Ausland gehosteten Lösungen ist uns aus eigener Erfahrung nicht fremd. Eine verhältnismäßige Risikoabschätzung befürworten wir sehr. Der BR Manager wird durch verschiedene Maßnahmen zum Schutz Eurer Daten abgesichert, siehe Sind unsere Daten im BR Manager sicher?.

Wenn Du noch Fragen hast oder weitere Optionen zum Hosting suchst, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.

Sicherheit und Datenschutz

Sind unsere Daten im BR Manager sicher?

Ja. Eure Daten sind zum einen durch den rechtlichen Rahmen abgesichert:

• Es gilt der starke Schutz der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
• Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wie vorgegeben ab.

Zum anderen setzen wir diese technischen Maßnahmen um:

• Abgelegte Dateien werden verschlüsselt. Der Schlüssel ist durch die Passwörter der BR-Mitglieder geschützt.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung über geläufige Authenticator-Apps und One Time Passwords (OTP).
• Die Datenübertragung über das Internet findet zeitgemäß über HTTPS bzw. Transport Layer Security (TLS) statt.
• Tägliche interne Backups schützen vor Datenverlust.

Wie Du den zweiten Faktor für Dein eigenes Konto aktivierst, steht unter Benutzereinstellungen.

Was für eine Verschlüsselung wird verwendet?

Wir verwenden ChaCha20/Poly1305 zur Verschlüsselung und Authentifizierung von Dateien. Diese Algorithmen werden z. B. seit 2014 von Google für HTTPS eingesetzt.

Kosten und Rahmenbedingungen

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten einer BR-Software?

Der Arbeitgeber hat die Kosten für erforderliche Arbeitsmittel des Betriebsrates zu tragen (§ 40 BetrVG). Dies umfasst auch die sachlichen Kosten des Gremiums wie z. B. Fachliteratur und die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik für die tägliche Arbeit des Betriebsrats. Es gilt ebenso für den Gesamtbetriebsrat, den Konzernbetriebsrat sowie die entsprechenden JAV-Gremien.

Die Prüfung der Erforderlichkeit muss jedes BR-Gremium zunächst selbst vornehmen. Dazu wägt der Betriebsrat ab, ob die Kosten zum Zeitpunkt ihrer Verursachung bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände zur sachgerechten Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind. Es bedarf eines Beschlusses des Gremiums.

Wird der Traffic der Dateiablage berechnet?

Nein, der Traffic ist im Paketpreis bereits enthalten.

Mit welchen Browsern kann ich den BR Manager nutzen?

Alle modernen Browser werden unterstützt. Dazu zählen z. B. Mozilla Firefox, Google Chrome und Microsoft Edge (Chromium Engine).

Arbeiten mit dem BR Manager

Warum lassen sich Mitglieder nicht anlegen oder speichern?

Das Anlegen und Ändern von Mitgliedern unter „Verwaltung | Mitglieder" ist der Rolle Administrator vorbehalten. Nur die Menüpunkte „Bereiche" und „Gremien" stehen auch Mitgliedern mit Rechten für „Bereich" offen. Fehlt diese Rolle, ist der Menüpunkt mit einem Vorhängeschloss versehen oder das Speichern schlägt fehl.

Die Rolle „Administrator" wird unter „Verwaltung | Mitglieder | <Benutzer>" erteilt und kann nur von einem bestehenden Administrator vergeben werden. Details siehe Verwaltung — Mitglieder.

Warum sehe ich Vorgänge oder Sitzungen nicht, die es geben müsste?

Meist ist die Anzeige eingeschränkt. Prüfe zuerst die Box ganz oben im linken Menü: Steht dort „Gefiltert", ist der Bereichsfilter gesetzt und blendet die Gremien anderer Bereiche aus. Außerdem blendet der Button „Nur aktive Gremien" über der Liste Einträge archivierter Gremien aus. Ergänzend könnten über den Tabellen zu Vorgängen und Sitzungen weitere Filter gesetzt sein, die die Ansichten durch eine noch aktive Filtereinstellung einschränken. Mitglieder, die in einem Bereich die Rolle "Ersatzmitglied" zugewiesen bekommen haben, sehen ab dem Release 2026-02 nur noch die Sitzungen und Vorgänge, zu denen sie als Ersatzmitglied auch eingeladen waren, wenn der Bereichsverantwortliche diese Regel für seinen Bereich nicht deaktiviert hat.

Fehlt ein Vorgang in der Beschlussliste, siehe Beschlussliste: Dort erscheint er nur mit ausgefülltem Beschlusstext.

Oben erscheint „Es ist eine neue Version von BR Manager verfügbar"

Der BR Manager wurde aktualisiert, während Du ihn geöffnet hattest. Speichere, woran Du gerade arbeitest, und klicke dann auf „Jetzt neu laden". Damit lädt die Seite die neue Version. Bis dahin läuft die alte Version weiter, sie kann aber zu unerwarteten Fehlern führen.

Wozu ist bei einer Sitzungsanlage ein Startdatum / eine Startzeit einzugeben?

Datum und Uhrzeit werden für die Einladung, den Kalender und die Anwesenheitsliste benötigt. Auch wenn nach § 34 BetrVG das Sitzungsprotokoll nur das Datum enthalten muss, empfehlen wir unbedingt, die geplante Sitzungszeit einzutragen.

Die geplante Zeit erscheint im Protokollkopf. Weicht die tatsächliche Sitzungszeit davon ab, kann sie zusätzlich dokumentiert werden: Dazu wird die Beginn-Zeit unter TOP 1 und/oder die Ende-Zeit im letzten TOP eingetragen. Wird nur eine der beiden Zeiten erfasst, ergänzt das System die fehlende Angabe aus der Planzeit und weist beide Zeiten getrennt im Protokoll aus.

Protokollerstellung — Zeitangabe eingetragen

Siehe Sitzungen — Startdatum und Startzeit sowie Protokollerstellung.

Wozu ist bei der Anlage einer Sitzung eine Adresse anzugeben?

Als Adresse ist die postalische Anschrift des Ortes zu hinterlegen, an dem die Sitzung geplant ist bzw. stattfinden wird. Der Eintrag wird automatisch für die Einladung und die Anwesenheitsliste verwendet. Straße und Hausnummer sollten durch einen Zeilenumbruch von PLZ und Ort getrennt werden.

Beispiel:

Musterstraße 22
12345 Musterhausen

Bereits verwendete Adressen stehen bei der nächsten Sitzungsanlage in einem Drop-Down-Feld zur Auswahl. Siehe Sitzungen — Adresse.

Bei einer "ONLINE-Sitzung" kann im Adressfeld dies auch ganz einfach eingetragen werden, eine Raumangabe kann übersprungen werden:

Online-Sitzung

Wozu dient der Eintrag „Raum" bei der Anlage einer Sitzung?

Die Raumangabe sorgt dafür, dass die Einladung vollständig ist und der Sitzungsraum auch in großen Gebäuden auffindbar bleibt. Der Eintrag wird in die Einladung und die Anwesenheitsliste übernommen. Bei Online-Sitzungen kann das Feld leer bleiben oder z. B. einen Link enthalten.

Siehe Sitzungen — Raum.

Wozu dienen Vorgangstypen?

Die Vorgangstypen orientieren sich an den Mitbestimmungsthemen nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Über die Zuweisung lassen sich Vorgänge themenspezifisch gruppieren und in der Vorgangsübersicht gezielt filtern.

Siehe Vorgänge — Vorgangstypen.

Wozu dienen Anlagetypen?

Die Anlagetypen dienen dazu, Dateien einem bestimmten Typ zuzuordnen. Jeder Datei, die im BR Manager hochgeladen wird, kann ergänzend ein Anlagetyp zugewiesen werden. Wir empfehlen, dies zu tun. Ggf. später noch kommende Funktionen können dann auf diese Kennzeichnung zugreifen und Dateien genauer identifizieren. Die gängigsten Anlagetypen sind systemseitig schon vorhanden, der Administrator kann diese aber individuell ergänzen unter dem Menüpunkt Verwaltung - Anlagetypen. Vom System erstellte Dateien erhalten automatisch den richtigen Anlagetyp zugewiesen.