Sitzungsende — Nachbereitung

Nachbereitung starten

Die Nachbereitung kann erst am Kalendertag des Sitzungsbeginns gestartet werden.

Protokoll speichern und bearbeiten

Mit Ende der Sitzung kann das Protokoll gespeichert werden. Das System speichert aber auch automatisch bei Eingabepausen den Stand ab.

Mehrere Personen im Protokoll

Mehrere Personen können gleichzeitig am Protokoll arbeiten, ohne sich gegenseitig Eingaben zu überschreiben. Jeder Tagesordnungspunkt wird einzeln gespeichert.

• Wer einen TOP aufklappt, reserviert ihn. Die anderen sehen am TOP „wird bearbeitet von …" und können ihn so lange nicht ändern. Die Reservierung erlischt, wenn der TOP wieder zugeklappt wird oder der Bearbeiter einige Minuten nicht mehr aktiv ist.
• Änderungen der anderen erscheinen ohne Neuladen der Seite.
• Eine Anzeige oben im Editor zeigt, ob alles gespeichert ist („Gespeichert", „Zuletzt gespeichert vor …"). Konnte eine Änderung nicht gespeichert werden, weil ein anderer den TOP inzwischen geändert hat, steht dort „Nicht gespeichert".

Protokoll — Tagesordnungspunkt, den gerade ein anderes Mitglied bearbeitet

Eine Überarbeitung / Finalisierung des Protokolls ist auch nach der Sitzung noch möglich.

Mit „Protokoll versenden" wird das Protokoll als PDF erstellt und der Sitzung im Bereich Anlagen angefügt. In diesem Schritt kann vor der Erstellung eine Vorschau angezeigt werden, so dass an dieser Stelle der Versand noch abgebrochen werden kann.

Mit Protokollversand wird der Sitzungsstatus nur auf „Abgeschlossen" gesetzt, wenn sonst kein weiterer TOP mit Beschlussforderungen „offen" ist. Erst mit Dokumentation der Rückschrift im Vorgang selbst wird dieser als erledigt angesehen, auch wenn der Vorgang zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf „Geschlossen" umgestellt wird.

Welche Vorgänge Rückschriften erfordern (aufgrund der im Vorgang aktivierten Beschlüsse) ist in der Sitzung in der Tagesordnungsübersicht in der Spalte „Rückschrift erforderlich" ersichtlich, bereits dokumentierte Rückschriften werden in der Spalte „Rückschrift erfolgt" als erledigt angezeigt. Der Button „Rückschriften anfertigen" im Schritt „Nachbereitung" springt direkt dorthin.

Die Spalte „Status" zeigt dazu den Stand jedes Vorgangs, z. B. „In Nachbearbeitung", „Rückschrift erstellt" oder „Geschlossen". Wurde ein Vorgang in der Sitzung an ein anderes Gremium weitergeleitet, steht dort „Weitergeleitet".

Sitzungsnachbereitung — Anzeige der TOPs mit Beschlüssen / Rückschriften

Wie die Rückschrift selbst erstellt wird, beschreibt Rückschrift in einem Vorgang erfassen.

Die Einträge (Titel) sind verlinkt, hierüber kann in den jeweiligen Vorgang gesprungen werden.

Das Protokoll kann nach Versand jederzeit noch einmal überarbeitet und eine neue Version als PDF erzeugt werden. Befindet sich die Sitzung schon im Status „Abgeschlossen", ist noch einmal in den vorherigen Schritt zurück zu wechseln. Der BR Manager speichert vorherige Versionen ab, so dass Änderungen nachvollziehbar sind.

Mit Fertigstellung der Sitzung könnte die unterschriebene Teilnehmerliste eingescannt und als Anlage der Sitzung hinzugefügt werden. Somit sind alle relevanten Unterlagen an einer Stelle vorhanden.