Sitzungsende—Nachbereitung

Nachbereitung starten

Die Nachbereitung kann erst am Kalendertag des Sitzungsbeginns gestartet werden.

Protokoll speichern und bearbeiten

Mit Ende der Sitzung kann das Protokoll gespeichert werden. Das System speichert aber auch automatisch bei Eingabepausen den Stand ab.

WARNING

Bei der Protokollerstellung darf sich nur EIN Benutzer gleichzeitig im Protokolleditor befinden! Der Browser lädt das Protokoll lokal und bei Änderungen wird dieser Stand gespeichert. Ist ein zweiter Benutzer im Protokoll parallel tätig, wird dieser den letzten Stand angezeigt bekommen, bei dem automatischen oder manuellen Speichern wird dies dann an den Server übermittelt und gespeichert. Zu diesem Zeitpunkt wird der Inhalt beider Nutzer auf beiden Geräten ggf. unterschiedlich sein. Bei dem Szenario wird es damit zwangsläufig zu Inkonsistenzen kommen. Eine technische Lösung ist geplant.

Eine Überarbeitung / Finalisierung des Protokolls ist auch nach der Sitzung noch möglich.

Mit „Protokoll versenden" wird das Protokoll als PDF erstellt und der Sitzung im Bereich Anlagen angefügt. In diesem Schritt kann vor der Erstellung eine Vorschau angezeigt werden, so dass an dieser Stelle der Versand noch abgebrochen werden kann.

Mit Protokollversand wird der Sitzungsstatus nur auf „abgeschlossen" gesetzt, wenn sonst kein weiterer TOP mit Beschlussforderungen „offen" ist. Erst mit Dokumentation der Rückschrift im Vorgang selbst wird dieser als erledigt angesehen, auch wenn der Vorgang zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf „abgeschlossen" umgestellt wird.

Welche Vorgänge Rückschriften erfordern (aufgrund der im Vorgang aktivierten Beschlüsse) ist in der Sitzung unter „Protokoll" in der Spalte „Rückschrift erforderlich" ersichtlich:

Sitzungsnachbereitung—Anzeige der TOPs mit Beschlüssen / Rückschriften

Die Einträge (Titel) sind verlinkt, hierüber kann in den jeweiligen Vorgang gesprungen werden.

Das Protokoll kann nach Versand jederzeit noch einmal überarbeitet und eine neue Version als PDF erzeugt werden. Befindet sich die Sitzung schon im Status „abgeschlossen" ist noch einmal in den vorherigen Schritt zurück zu wechseln. Der BR Manager speichert vorherige Versionen ab, so dass Änderungen nachvollziehbar sind.

Mit Fertigstellung der Sitzung könnte die unterschriebene Teilnehmerliste eingescannt und als Anlage der Sitzung hinzugefügt werden. Somit sind alle relevanten Unterlagen an einer Stelle vorhanden.